Kế toán xuất hóa đơn là gì và quy trình xuất hóa đơn

Kế toán xuất hóa đơn là một công việc quan trọng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh để công khai hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ và Nhà nước dễ quản lý về vấn đề thuế. Vậy kế toán xuất hóa đơn là gì? Quy trình xuất hóa đơn đỏ thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu ngay dưới đây nhé.

Xuất hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn đỏ cần thực hiện theo quy định của Pháp luật và mỗi doanh nghiệp cần nắm chắc thủ tục, quy trình xuất hóa đơn.

Quy trình xuất hóa đơn đỏ thế nào?

Đầu tiên, bạn cần hiểu hóa đơn đỏ là gì? Theo quy định ở Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC Nhà nước có quy định: Hóa đơn giá trị gia tăng (Hay hóa đơn đỏ có VAT) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức doanh nghiệp kinh doanh tính thuế theo hình thức khấu trừ.

Theo đó, hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn dành cho tổ chức doanh nghiệp tính thuế theo hình thức trực tiếp.

Như vậy, muốn xuất hóa đơn đỏ hay hóa đơn giá trị gia tăng thì bạn cần phải thành lập doanh nghiệp và đăng ký tính thuế với Nhà nước theo phương pháp khấu trừ hoặc đăng ký kinh doanh hộ gia đình, cá thể và sử dụng loại hóa đơn bán hàng mua từ cơ quan thuế theo quy định Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Quy định về thủ tục mua hóa đơn đỏ

Các bước tiến hành:

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận quy định trực thuộc chi cục thuế tại quận/huyện nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ gồm: Giấy giới thiệu, Đơn xin mua hóa đơn, Bản sao mã số thuế và Đăng kí kinh doanh, có thể thêm hợp đồng thuê hoặc mượn nhà.

Bước 2: Trong vòng 07 ngày kể từ khi nộp hồ sơ đăng kí, cán bộ thuế sẽ xuống trực tiếp kiểm tra địa điểm kinh doanh. Địa điểm kinh doanh cần có biển công ty, có máy vi tính dùng cho công tác kế toán, sự có mặt của chủ nhà và tổ trưởng tổ dân phố để ký biên bản kiểm tra, photo CMND và sổ đỏ nhà.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xuất trình tờ khai GTGT và thuế môn bài, hợp đồng thuê hay mượn nhà để làm địa điểm kinh doanh, nếu chủ nhà là cá nhân thì cần đóng đủ thuế thu nhập cá nhân.

Bước 3: Đại diện doanh nghiệp đến chi cục thuế để làm thủ tục mua hóa đơn và hóa đơn GTGT. Cần chuẩn bị Giấy giới thiệu, Giấy tiếp nhận hồ sơ mua hóa đơn, Dấu mã số thuế, ĐKKD và Giấy chứng nhận MST bản chính.

Lưu ý:
– Do sau khi nộp hồ sơ, các cán bộ thuế thường kiểm tra địa điểm một cách đột xuất nên bạn có thể gặp trực tiếp cán bộ quản lý thuế sau khi nộp để đặt lịch kiểm tra để chủ động hơn.

– Một số chi cục thuế sẽ yêu cầu xuất trình giấy xác nhận doanh nghiệp có kinh doanh ở địa điểm đã đăng kí hoặc giấy tờ xác nhận lý lịch của giám đốc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.

Quy trình và quy định xuất hóa đơn

Các tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT theo hình thức khấu trừ thuế khi mua bán hàng, cung cấp dịch vụ và phải sử dụng hoá đơn GTGT.

Khi xuất hóa đơn, tổ chức, cá nhân cần lập hoá đơn ghi đúng đủ rõ các yếu tố quy định trên hoá đơn.

Cụ thể, trên hoá đơn GTGT cần ghi rõ giá bán chưa tính thuế GTGT, phí tính ngoài và phụ thu (nếu có), thuế GTGT, tổng thanh toán tính cả thuế.

Ngày nghiệm thu và ngày xuất hóa đơn GTGT có đồng nhất?

Theo khoản 2 tại điều 16 Thông tư 39/TT-BTC, Nhà nước quy định về thời điểm xuất hoá đơn GTGT khi mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ của các loại hình cụ thể như sau:

Với các hoạt động bán hàng hoá

Thời điểm lập hoá đơn GTGT chính là khi chuyển giao quyền sử dụng cùng hàng hóa bán cho người mua, không quy định là đã thu tiền hay chưa.

 Với các hoạt động cung cấp dịch vụ

Ngày lập hóa đơn chính là ngày thực hiện xong việc cung cấp dịch vụ, cũng không quy định là đã thu tiền hay chưa.

Do vậy, nếu việc thu tiền thực hiện trước hay trong khi cung cấp dịch vụ thì ngày lập hóa đơn trùng với ngày thu tiền.

Theo quy định tại Công văn số 10309/CT-TTHT ngày 24/10/2016 của Cục Thuế TP. HCM thì hóa đơn dịch vụ phải ghi chép đầy đủ dịch vụ đã hoàn thành trong tháng một tháng, không được kéo dài sang tháng sau.

Với các hoạt động cung cấp điện, viễn thông, nước sinh hoạt, truyền hình

Ngày lập hóa đơn phải thực hiện chậm nhất dưới 7 ngày kể từ ngày thực hiện ghi chỉ số nước, điện tiêu thụ theo đồng hồ hay ngày kết thúc theo quy ước với dịch vụ cung cấp truyền hình viễn thông.

Với các hoạt động xây dựng, lắp đặt

Ngày lập hóa đơn chính là thời điểm bàn giao, nghiệm thu hạng mục, khối lượng xây dựng công trình hoặc thời điểm hoàn thành lắp đặt, không quy định đã thu tiền hay chưa.

Với các hoạt động cung cấp xăng dầu

Nếu trường hợp mua bán xăng dầu ở các cửa hàng bán lẻ thì các tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể cần lập hoặc không theo đăng kí.

Với các hoạt động cung cấp dịch vụ chứng khoán, ngân hàng

Ngày lập hóa đơn cần thực hiện định kỳ theo hợp đồng của hai bên kèm theo bảng kê khai hoặc chứng từ có xác nhận của hai bên. Ngày lập hóa đơn muộn nhất là ngày cuối cùng tháng có xảy ra việc mua bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ.

Như vậy, bạn đã biết kế toán xuất hóa đơn là gì đối với các hóa đơn giá trị gia tăng cũng như quy định xuất hóa đơn của Nhà nước rồi chứ? Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.