Hàng trong kho là một bộ phận tài sản quan trọng với các đặc thù riêng quyết định hoạt động của một công ty, doanh nghiệp. Do đó, kế toán kho cùng với thủ kho có vai trò quản lý, theo dõi hàng xuất, nhập và tồn kho. Cụ thể công công việc của 1 kế toán kho là thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé.
Tùy vào từng mô hình tổ chức, quản lý và lĩnh vực hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp mà công việc của 1 kế toán kho cũng khác nhau
Công việc, mục đích của kế toán kho
Hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng trong mỗi doanh nghiệp kinh doanh, có nhiều đặc điểm đặc trưng như tài sản ngắn hạn, quay vòng nhanh, là tài sản thanh khoản cao, nhiều biến động.
Vì thế, trong doanh nghiệp, quản lý hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng nên có riêng một bộ phận kho phụ trách, và kế toán kho cũng là người quan trọng trong bộ phận này.
Kế toán kho cơ bản phải hàng ngày ghi chép, kiểm tra, lập chứng từ và báo cáo việc xuất nhập tồn hàng hóa. Cụ thể, kế toán kho cần:
– Lập chứng từ, hóa đơn bán hàng, nhập xuất hàng hóa.
– Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn trước khi nhập/xuất kho có hợp lệ hay không để quyết định nhập/xuất kho.
– Hạch toán xuất nhập kho, đảm bảo các mục chi tiêu trong doanh nghiệp có phù hợp và chính xác không.
– Phối hợp đối chiếu với các bộ phận kế toán liên quan về các số liệu thống kê mỗi ngày.
-Giao nhận hóa đơn, chứng từ, xác nhận kết quả đếm, kiểm hàng hóa và ghi chép số liệu sổ sách.
– Lập báo cáo và kiểm soát nhập xuất tồn kho.
– Thường xuyên kiểm tra ghi chép hoạt động, sắp xếp của thủ kho. Đồng thời đối chiếu so sánh số liệu với kế toán khác và thủ kho.
– Kiểm kê số lượng hàng nhập xuất tồn kho cùng bên giao nhận và thủ kho.
– Tham gia các công tác kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ.
– Lập biên bản kiểm kê, đề xuất xử lý nếu có sự chênh lệch sai sót.
– Lập báo cáo, chứng từ kế toán theo quy định.
Ngoài ra, kế toán kho cần lập báo cáo xuất nhập tồn kho, kiểm kho và các việc phát sinh khác theo yêu cầu của cấp trên.
Kinh nghiệm làm kế toán kho
Những sai sót dưới đây thường gặp khi làm kế toán kho mà bạn cần tránh:
– Lập hóa đơn, ghi nhận hàng tồn kho mà không có đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ: phiếu hay biên bản nhập kho, giao nhận hàng, đánh giá chất lượng hay có hợp đồng, hóa đơn mua hàng mà không đúng quy định.
– Xác định, ghi sai giá hàng tồn kho.
– Không thực hiện đối chiếu thường xuyên với kế toán khác và thủ kho gây chênh lệch sổ kế toán với kiểm kê thực tế hay giữa sổ chi tiết, sổ cái, bảng kế toán.
– Phiếu xuất nhập kho không đúng quy định: thiếu số thứ tự, bị trùng số, thiếu chữ kí, lập phiếu nhập xuất kho không đúng thời điểm hay hạch toán xuất kho trước khi nhập.
– Xuất kho trong nội bộ không theo giá thành sản xuất.
– Xuất vật tư theo dõi thiếu 1 yếu tố hoặc cả hai chất lượng và giá trị.
– Luân chuyển chứng từ chậm gây đơn giá, số lượng hàng tồn kho âm.
– Bảng kê khai không chi tiết cho từng phiếu xuất kho, từng lần xuất cũng như từng loại nguyên vật liệu, hàng hóa… trong kho.
– Sai khác giữa giá trị hàng tồn kho nhập kho với giá trị trên hóa đơn chứng từ hay chi phí phát sinh.
– Không lập bảng tổng hợp xuất – nhập –tồn định kỳ và bảng tổng hợp số lượng các loại nguyên vật liệu tồn kho đối chiếu với sổ kế toán.
– Hạch toán nhập kho mà không lập các biên bản kiểm nghiệm nhập kho hay lập hạch toán sai thông tin.
– Không hạch toán chi phí vận chuyển hay bốc xếp, giao hàng hàng gửi bán không kí hợp đồng mà chỉ lập phiếu xuất kho thông thường.
– Sử dụng phương pháp tính giá xuất kho và xác định giá trị sản phẩm sai, lỗi thời hay không nhất quán.
– Phân loại sai các loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu, sản phẩm, dụng cụ, hàng hóa hay quy sai hàng tồn kho.
– Không quản lý chặt chẽ để giá mua hàng cao hơn giá thị trường.
– Không có bảng phân bổ dụng cụ, công cụ xuất dùng hay phân bổ công cụ, dụng cụ xuất dùng không nhất quán, phù hợp.
– Không kiểm kê hàng tồn kho tại ngày cuối cùng của thời kỳ, quý, tháng, năm tài chính.
– Không xử lý, đối soát hàng hóa, vật tư khi kiểm kê thừa, thiếu.
– Không đối chiếu, xác nhận, kiểm kê hàng tồn kho nhận giữ hộ với khách hàng.
– Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí. Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
– Công cụ, dụng cụ báo hỏng vẫn phân bổ vào chi phí mà không tìm nguyên nhân xử lý khắc phục.
– Hạch toán không có chứng từ phù hợp hoặc chính xác theo giá tạm tính hàng tạm nhập tạm xuất mà đã xuất dùng ngay.
– Không có biện pháp xử lý hàng hóa, công cụ, vật dụng ứ đọng, tồn kho lâu ngày.
Nhìn chung, kế toán kho yêu cầu cần sự tỉ mỉ, chính xác, rõ ràng, minh bạch với các số liệu, hóa đơn xuất nhập kho, thường xuyên theo dõi, giám sát và đối chiếu với sổ sách các bên kế toán, thủ kho thì mới tránh được những sai sót không đáng mắc.
Hi vọng bài viết đã cung cấp những công việc của 1 kế toán kho cần làm cơ bản và dễ hiểu nhất giúp bạn hình dung và có sự chuẩn bị cho vị trí làm việc của mình.
